Appelez le responsable du programme avant de déposer
Dernière mise à jour : 5 oct.
Chaque programme de subvention a une personne responsable, joignable, dont le travail inclut de répondre à vos questions. Presque personne ne l'appelle, et c'est dommage, parce que c'est souvent l'heure la mieux investie de tout le processus.
À retenir
Répondre à vos questions fait partie du travail du responsable : vous ne demandez pas une faveur ;
L'appel révèle des choses absentes de la documentation : adéquation, cas particuliers, autre volet plus adapté ;
Quinze minutes suffisent, à condition d'avoir lu la documentation avant.
Pourquoi on hésite à appeler
La crainte de déranger
Un bailleur public gère un programme, publie une documentation et reçoit des demandes. Répondre aux questions des demandeurs fait partie de ce travail, au même titre que la publication du formulaire. Vous ne demandez pas une faveur, vous utilisez un service qui existe pour vous. Certains bailleurs vont plus loin et offrent même une aide à la production d'une demande.
La crainte de paraître ignorant
Beaucoup craignent qu'une question naïve les disqualifie. Rassurez-vous : ce n'est pas possible. La personne au bout du fil n'évalue pas les dossiers, et même lorsqu'elle siège au comité, une question posée trois mois avant le dépôt ne laisse aucune trace dans l'évaluation.
Ce que l'appel peut vous apprendre
Quatre choses, et aucune ne se trouve dans la documentation :
si votre projet correspond à ce que le programme cherche : la documentation décrit un objectif en termes généraux, vous avez un projet précis, et seul un humain fait le rapprochement ;
si votre situation particulière vous rend admissible : les critères sont écrits pour des cas standards, et un collectif sans existence juridique ou un exercice financier décalé se tranchent au téléphone ;
quelles pièces sont réellement attendues : la liste officielle dit « documentation d'appui », le responsable vous dira ce que les comités regardent ;
qu'un autre volet du même programme vous conviendrait mieux : c'est l'information la plus précieuse, et on l'obtient uniquement en décrivant son projet à voix haute.
Ce que l'appel ne peut pas vous donner
Une évaluation de vos chances. Un avis sur la qualité artistique de votre projet. Une lecture préalable de votre texte. Un traitement particulier.
Mieux vaut ne pas le demander, non pas par politesse, mais parce que ça signale qu'on n'a pas compris le rôle de la personne. Elle administre un programme, elle n'arbitre pas.
Préparer l'appel
Avant de composer
lisez la documentation en entier : une question dont la réponse se trouve en page deux du guide vous coûtera de la crédibilité ;
écrivez trois ou quatre questions, pas douze ;
préparez une description de votre projet en trois phrases, parce que toutes les réponses utiles en dépendent.
Pendant l'appel
Terminez par une question ouverte : y a-t-il quelque chose que je devrais savoir et que je n'ai pas demandé ? C'est souvent celle qui rapporte le plus.
Après
Notez le nom de la personne, la date, l'heure et ce qu'elle vous a répondu, dans ses termes. Cette trace servira deux fois : si un point d'admissibilité devient litigieux, et si vous redéposez l'an prochain. Gardez ces notes programme par programme, vous serez content de les retrouver.
Questions fréquentes
Quand faut-il appeler ?
Le plus tôt possible, et en évitant les deux semaines avant la date limite. À ce moment-là, les responsables sont submergés et vous n'obtiendrez que des réponses brèves.
Faut-il appeler ou écrire ?
Cela dépend du bailleur. Certains privilégient le courriel, d'autres tiennent des séances d'information collectives. Les pages de programmes du CALQ indiquent les coordonnées et le mode de contact attendu.
Est-ce que ça améliore mes chances ?
Pas directement, et c'est important de le dire : l'appel ne modifie pas l'évaluation. Ce qu'il vous évite, c'est de déposer dans un programme qui ne cherche pas ce que vous faites, et ce gain est bien plus grand. Voir pourquoi déposer dans tous les programmes réduit vos chances.
En pratique
Qui est concerné. Toute personne qui prépare une première demande dans un programme qu'elle ne connaît pas, et tout le monde les années où les critères changent ;
Ce qu'il faut préparer. La documentation lue, trois questions écrites, un résumé de projet en trois phrases ;
Ce qu'il vaut mieux éviter. Appeler sans avoir lu, demander une évaluation de vos chances, poser douze questions, ne rien noter.
Les pratiques varient d'un bailleur à l'autre. À valider selon votre situation.
Un regard extérieur avant de déposer
Impulsion Créative accompagne des artistes, des collectifs et des organismes culturels dans la préparation de leurs demandes de financement. Si vous avez un dossier en chantier et que vous aimeriez qu'un œil extérieur le relise avant l'envoi, écrivez-nous.
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