Gabarit de budget pour une demande de subvention culturelle

7 sept.

4 min de lecture

Dernière mise à jour : 5 oct.

Le budget est souvent la dernière chose qu'on remplit, la veille du dépôt, parfois à contrecœur. C'est pourtant la partie qu'un comité lit le plus vite et interprète le plus sûrement. Ce gabarit sert à le monter avant d'ouvrir le formulaire du bailleur ; il se télécharge juste en dessous.

Télécharger le gabarit

Le budget se lit plus vite que le texte artistique

Une description de projet demande un effort d'interprétation. Deux personnes peuvent lire le même paragraphe et en tirer deux projets différents. Un budget, non. Il donne en une minute le nombre de personnes payées, ce qu'elles reçoivent, la durée réelle du travail, la part qui va à la promotion, celle qui va à l'administration.

C'est pour ça qu'un budget approximatif coûte cher. Il ne signale pas qu'une imprécision comptable : il laisse penser que le projet lui-même n'a pas été décomposé. Un comité qui lit « cachets : 15 000 $ » sans autre précision n'a aucun moyen de savoir si le chiffre vient d'un calcul ou d'une intuition.

Cette position se discute, et on l'assume comme telle. Le budget ne pèse pas forcément plus lourd dans la grille d'évaluation. Il est simplement plus difficile à rattraper par la rédaction.

Détailler le calcul

C'est à peu près la seule chose qui distingue un budget préparé d'un budget rempli.

Sans détail : Cachets des interprètes : 14 400 $
Avec détail : Cachets des interprètes : 4 interprètes × 12 jours × 300 $ = 14 400 $

Citation : ce qu'un budget approximatif signale

Le montant est identique. La deuxième version montre que la durée du travail a été estimée, que le tarif journalier a été fixé, et que l'équipe a une taille. Elle permet aussi au comité de contester un paramètre plutôt que le total, ce qui joue presque toujours en votre faveur.

Le gabarit impose cette décomposition : chaque ligne a une quantité, un coût unitaire et un total calculé. Une ligne sans quantité reste vide.

Un budget se dépose équilibré

Total des revenus égal au total des dépenses, au dollar près.

Un budget déficitaire dit au comité que le projet ne peut pas se réaliser tel que déposé, et il soulève la question de ce qui sera coupé. Un budget excédentaire pose la question inverse. Dans les deux cas, la discussion glisse du projet vers sa faisabilité, et ce n'est pas là que vous voulez qu'elle aille.

Le tableau de contrôles du gabarit affiche l'écart en direct pendant que vous remplissez, ce qui évite la mauvaise surprise de fin de parcours.

La part du bailleur n'est pas à deviner

La plupart des programmes financent un pourcentage du budget total, pas la totalité. Ce pourcentage est écrit sur la page du programme, il change d'un volet à l'autre chez un même bailleur, et il est révisé régulièrement.

Le gabarit vous demande de saisir ce plafond vous-même, puis calcule si le montant que vous demandez le dépasse. La case est préremplie à 50 % uniquement pour que la formule fonctionne dès l'ouverture. Ce n'est pas une valeur de référence. Remplacez-la par celle du programme que vous visez.

Les contributions en biens et services

Un studio prêté, un transport offert, un graphisme donné. Ils s'inscrivent deux fois, au même montant : une fois en dépense, une fois en revenu. L'effet net sur l'équilibre est nul, et c'est normal ; leur fonction est de montrer l'appui du milieu, pas de financer le projet.

Trois points varient d'un programme à l'autre et doivent être vérifiés :

certains programmes plafonnent la part que ces contributions peuvent représenter ;
certains les excluent entièrement du budget admissible ;
le travail bénévole du demandeur lui-même est fréquemment refusé, alors que celui d'un tiers est accepté.

Le gabarit vérifie seulement que les deux montants sont identiques. Le reste relève de la page du programme.

Le statut des autres contributions

Une subvention demandée n'est pas une subvention obtenue. Le gabarit prévoit une colonne de statut : confirmé, demandé, à demander.

Présenter une somme espérée comme acquise finit par se voir, parce que les bailleurs publics se parlent et connaissent leurs calendriers respectifs. Ce qui se perd alors, ce n'est pas le montant en cause, c'est la crédibilité du reste du budget.

Ce que contient le fichier

Deux feuilles.

Mode d'emploi. Huit points, une page. À lire une fois.

Budget. Sept sections de dépenses (cachets et honoraires artistiques, personnel technique, production et matériel, diffusion et déplacements, promotion, administration, biens et services) et six sections de revenus, de la subvention demandée jusqu'à l'apport du demandeur. Les cellules à remplir sont sur fond jaune ; tout le reste est calculé.

En bas, un tableau de contrôles qui affiche en continu l'écart entre revenus et dépenses, la part de la subvention demandée, la part des contributions en nature, la part artistique et la part administrative.

Le fichier n'est le formulaire d'aucun bailleur. Il sert à préparer les chiffres avant de les reporter. Quand un programme impose son propre tableur, c'est le sien qui compte.

En pratique

Qui peut l'utiliser. Une personne ou un organisme qui monte le budget d'un projet de création, de production ou de diffusion. Les sections sont pensées pour les arts vivants et la production, et se renomment pour un projet d'écriture, d'exposition ou d'enregistrement.

Ce qu'il faut vérifier avant de déposer. Le plafond de contribution du programme et de son volet. La liste des dépenses admissibles. Le traitement des contributions en nature. Le traitement du travail bénévole. Les taux de charges sociales si vous êtes employeur.

Ce qu'il vaut mieux éviter. Reporter un budget d'une demande à l'autre sans le retravailler. Arrondir les postes. Inscrire une subvention non obtenue sans en indiquer le statut. Laisser un écart entre revenus et dépenses en se disant qu'il se réglera plus tard.

Les plafonds, les postes admissibles et les règles de cumul varient d'un programme à l'autre et changent dans le temps. Aucune valeur préremplie dans ce fichier n'est une règle. À valider selon votre situation.